Belgelerle çalışmak için başvuru. Ofis tipi belgelerle çalışma programları: kısa bir genel bakış

Belgelerle çalışmak kullanıcılardan, özellikle de ofis çalışanlarından çok zaman alır. Ancak bazı süreçleri otomatikleştirerek belgelerle çalışırken manuel emeği önemli ölçüde optimize edebilen birçok program vardır. Bu çözümlerin çoğunun kullanımı kolay, çok kullanışlı ve ucuzdur ve bu nedenle geniş bir kullanıcı yelpazesine açıktır. Bu tür programlar bu makalede ele alınacaktır.

Belge organizasyonu

Çok sayıda elektronik belgeyle uğraşmak zorunda kalan kullanıcılar, katı bir katalog ve alt dizin sistemine rağmen doğru belgeyi bulmanın çok zaman aldığı durumun çok iyi farkındadır. Bu sorunu çözme seçeneklerinden biri, asıl görevi verileri düzenlemek ve sıralamak olan ve sonuçta gerekli bilgilerin hızlı bir şekilde aranmasını sağlayan özel bir kataloglama programı kullanmaktır. Piyasada bu tür çok çeşitli kataloglayıcılar vardır ve hepsi diskleri, klasörleri ve dosyaları veya bazı son derece uzmanlaşmış bilgileri (filmler, madeni paralar, pullar vb.) kataloglamaya odaklanmıştır. Farklı türdeki klasörleri ve dosyaları kataloglamanıza olanak tanıyan herhangi bir evrensel kataloglayıcı, belgeleri kataloglamak için uygundur. Bu tür çözümler arasında en iyisi WhereIsIt paketidir (http://www.whereisit-soft.com/), ancak oldukça pahalıdır ve yetenekleri birçok kullanıcı için açıkça gereksizdir. Çoğu kişi için WinCatalog Standart paketini kullanmak yeterli olacaktır.

Diğer bir yol ise ilgili belgeleri, bu yapılara karşılık gelen veri dosyalarında saklanan karmaşık hiyerarşik yapıya sahip belgeler halinde birleştirmektir. Bu tür yapılandırılmış belgelerde hem belge içindeki yapılandırma hem de gelişmiş arama yetenekleri sayesinde gezinmek ve ihtiyacınız olan bilgiyi bulmak çok daha rahat olur. Ek olarak, bu tür bir yapılandırma, harici aramalar yapmanıza ve içlerinde bulunan metnin parçalarına göre belgeleri aramanıza olanak tanır. Örneğin, Maple paketi hiyerarşik olarak yapılandırılmış belgeler oluşturmak için tasarlanmıştır.

WinCatalog Standardı

Geliştirici: WinCatalog.com

Dağıtım boyutu: 1,62 MB

Kontrol altında çalışın: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Dağıtım yöntemi: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Fiyat: 200 ovmak.

WinCatalog Standard, anlaşılır bir Rusça arayüze sahip, kullanımı kolay, çok işlevli bir kataloglayıcıdır (Şekil 1). Paket, bilgisayara bağlanabilen herhangi bir depolama ortamındaki verileri kataloglamanıza olanak tanır: disketler, sabit sürücüler ve ağ sürücüleri, normal CD'ler ve ses diskleri, Zip diskleri vb. Onun yardımıyla, konumlarına bakılmaksızın herhangi bir klasör ve dosyayı sıralayabilir ve düzenleyebilirsiniz. Verileri kataloğa manuel olarak (doğrudan sanal klasörlere) veya diskleri tarayarak (orada bulunan Zip arşivleri dahil) girebilirsiniz - bu durumda, yönlendirme kolaylığı için, disklerden çıkarılan klasörler ve dosyalar sanal klasörlere göre daha iyi sıralanır, Sürükle ve bırak işlemlerinin desteği sayesinde fazla zaman almayacaktır.

Pirinç. 1. WinCatalog Standart arayüzü

Genel katalog yönetimi kolay ve kullanışlıdır. Verileri tematik klasörlere bölmek, yönlendirmeyi büyük ölçüde basitleştirir ve klasörlerin ve iç içe geçmiş öğelerinin yerleşimi, yalnızca sürükleyip bırakarak kolayca değiştirilebilir. Gelişmiş arama (ad, yorum, boyut ve değişiklik tarihine göre; Şekil 2), Boolean işlemlerini ve arama için belirli bir klasörü seçme yeteneğini destekleyen ve ayrıca anahtar kelimeleri dikkate alan (bireysel dizin öğelerine ihtiyatlı bir şekilde eklenebilirler), İstediğiniz belgeyi hızlı bir şekilde bulmanızı ve kopyaları bulmanızı sağlar; yinelenen öğeleri koleksiyondan kaldırın. Dokümantasyon kataloğunun tamamının veya bir kısmının bir CVS dosyasına aktarılması, verilerin başka bir uygulamada (örneğin MS Excel) işlenmesini mümkün kılar ve bir HTML dosyasına dışa aktarma, kataloğun yazdırılması için uygundur.

Pirinç. 2. WinCatalog Standard'ta belgeleri arayın

Akçaağaç 6.25

Geliştirici: Kristal Ofis Sistemleri

Dağıtım boyutu: Akçaağaç - 5,3 MB, Akçaağaç Profesyonel - 5,89 MB

Kontrol altında çalışın: Windows (tüm sürümler)

Dağıtım yöntemi: paylaşılan yazılım (30 günlük demo sürümü: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Fiyat: Akçaağaç - 21,95 Dolar, Akçaağaç Profesyonel - 30,95 Dolar

Maple, çeşitli malzemeleri hiyerarşik yapılarda birleştirmenize ve sonuçta yapılandırılmış belgeler elde etmenize olanak tanıyan, kullanımı kolay bir belge yöneticisidir: iş planları, raporlar, analitik notlar, broşürler vb. Bu tür hiyerarşik belge ağaçlarında, çeşitli bilgiler daha net bir şekilde sunulur ve herhangi bir belgeyi bulmak, standart kataloglamaya göre çok daha kolaydır. Maple'da oluşturulan belgeleri görüntülemek için, şu adresten ücretsiz olarak indirebileceğiniz özel bir görüntüleyici olan Maple Reader'a ihtiyacınız vardır: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paket kullanıcı dostu bir arayüze sahiptir (Şekil 3) ve öğrenmesi o kadar kolaydır ki, programın Rusça yerelleştirilmesinin olmaması bile çoğu kullanıcı için bir engel olmayacaktır ve bu nedenle bu çözüm en geniş kitleye önerilebilir.

Pirinç. 3. Akçaağaç program arayüzü

Yöneticinin iki versiyonu mevcuttur: temel Maple ve genişletilmiş Maple Professional. Genişletilmiş sürümün temel farklılıkları arasında belge arama, dilbilgisi denetimi, dosya şifreleme ve hiyerarşik yapıların yedeklenmesi gibi ek işlevlerin varlığı yer almaktadır.

Maple'daki herhangi bir belgenin temeli, hiyerarşik bir düğüm ağacıdır; alt düğümlerin yuvalanma düzeyi ve sayıları sınırsızdır. Her düğüm, yalnızca metni (doğrudan yazılan, panodan yapıştırılan veya RTF, DOC, WRI ve HTML formatlarındaki belgelerden içe aktarılan) değil, aynı zamanda tablo halindeki materyali, grafikleri, son belgenin veya dosyaların temel parçalarına bağlantıları da içeren ayrı bir belgedir. , ve benzeri. Belgeleri hazırlarken, metinle çalışmak için standart bir dizi işlevi kullanmak mümkündür: yazı tipi türünü ve boyutunu değiştirmek, listeler oluşturmak, paragrafları biçimlendirmek, stilleri kullanmak vb. MS Word ile entegrasyon, yerleşik yazım denetleyiciyi kullanmanıza olanak tanır. MS Word, dilbilgisini kontrol etmek ve yalnızca İngilizce'de değil, Rusça'da da eşanlamlıları aramak için kullanılır. Yerleşik yedekleme sistemi, hiyerarşik belgelerin sıkıştırılmış yedek kopyalarını (ZIP ve CAB formatlarında) oluşturma yeteneği sağlar. Yerleşik şifreleme sihirbazı, Blowfish şifreleme algoritmasını kullanarak hassas belgelerinizi şifrelemenize yardımcı olur. Ve Finder arama modülü, gerekli belgeleri ad parçasına, yazara, yorumlara, içeriğe (Şekil 4) vb. göre hızlı bir şekilde bulmanızı sağlar.

Pirinç. 4. Belgeleri içeriğe göre arayın
içlerinde Maple dilindeki metin

Belgelere hızlı erişim

Belgelerin bilgisayarla hazırlanması teknolojisi, oluşturulan belgelerin daha sonra tekrar tekrar kullanıldığını varsayar. Örneğin, yeni bir belge geliştirirken, dünkü belgeden bir veya iki paragrafa ihtiyacınız olabilir veya yeni belge genellikle eskisinin bir kopyasıdır, ancak değişen değişken bilgileri vb. ile birliktedir.

Ne yazık ki kullanıcı, önceki gün oluşturulan önemli bir belgenin adını her zaman hatırlayamıyor ve bazen onu nerede arayacağına dair en ufak bir fikri bile olmuyor. Tabii ki, belgelere anlamlı isimler vermeniz ve bunları net bir kataloglamaya bağlı kalarak kaydetmeniz gerekir, ancak ne yazık ki acele, dikkat dağıtıcı aramalar vb. nedeniyle aksi olur. Sonuç olarak, gerekli belgeyi aramak çok fazla değerli zaman alabilir - sonuçta, onu Başlat menüsünden erişilebilen en son belgelere yönelik Windows bağlantıları listesinden açabileceğiniz hiç de bir gerçek değil. . Gerçek şu ki bu liste:

15 belgeyle sınırlıdır - bu, örneğin bir hafta önce belgelerin dahil edilme olasılığının neredeyse sıfır olduğu anlamına gelir;
metnin bir kısmını hatırlıyorsanız ancak dosya adını unuttuysanız belgeyi bulmanıza izin vermez;
aynı ad altında kaydedilmiş aynı addaki (ancak aynı zamanda farklı) belgeleri içermez, ancak farklı klasörlerde bulunur; bu, örneğin birkaç versiyonunun oluşturulduğu bir belge üzerinde birlikte çalışırken önemlidir.

Bir sorun daha var - Windows'ta sağlanan son belgelerin listesi, gizli verilerin sızdırılmasına yönelik kanallardan biridir, çünkü herhangi bir kullanıcı (saldırgan dahil) bunu, sahibinin bilgisayar etkinliğinin niteliğini öğrenmek için kullanabilir. Bu nedenle, örneğin "gereksiz" verileri diskten kaldırmak için yardımcı programlar kullanarak bu listeyi düzenli olarak temizlemeniz önerilir. Sonuç olarak, görünüşte paradoksal bir durum ortaya çıkıyor: Bir kullanıcı, güvenlik amacıyla yakın zamanda kullanılan belgeler hakkındaki bilgileri düzenli olarak yok ederse, onlara hızlı erişimden mahrum kalır ve aksi takdirde saldırganların kurbanı olma riskiyle karşı karşıya kalır. Ancak bir çıkış yolu var - en son belgelerle çalışma açısından Windows'un yeteneklerini genişleten özel ActualDoc yardımcı programını kullanabilirsiniz.

Gerekli belge uzun zaman önce oluşturulduysa ve bu nedenle yakın zamanda açılan belgeler listesinde (hem Windows'ta yerleşik olarak hem de ActualDoc listesinde) görüntülenemiyorsa, o zaman onu aramaya başvurmanız gerekecektir. Burada başka bir sorun ortaya çıkıyor - kural olarak, kullanıcı belgenin adını (ve oluşturulma tarihini) hatırlamıyor, ancak metinde hangi anahtar kelimelerin göründüğünü biliyor. Bu, bir belgeyi içindeki metnin parçalarına göre aramanız gerektiği anlamına gelir - ne yazık ki, bu görev Windows'un yerleşik araçları veya örneğin Word kullanılarak çözülebilse de, çok vasattır. Ve mesele sadece böyle bir aramanın tamamen açık olmaması ve yavaş yapılması değil - bazen bununla yaşayabilirsiniz. Daha da önemlisi, tüm dosyalar bulunamayacaktır - arama sırasında Rus dilinin morfolojik özellikleri dikkate alınmayacak, dolayısıyla aranan kelimelerin farklı bir büyük/küçük harflere sahip olduğu dosyalar bulunamayacaktır. Aynı zamanda, “Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), “Archivarius 3000” ve Phoenix Search (http://www.isleuthhound.com/ru/) gibi özel arama araçları da mevcuttur. ://indexlab.net/), bulundukları yerden bağımsız olarak gerekli belgeleri hızlı bir şekilde bulabilir. Bahsedilen çözümler arasında fiyat/kalite oranı açısından en cazip olanı Archivarius 3000 paketi gibi görünüyor bize.

GerçekDoc 3.5

Geliştirici: Flexigen Yazılımı

Dağıtım boyutu: Standart - 4,1 MB, Profesyonel - 3,6 MB

Kontrol altında çalışın: Windows 2000/XP/2003/Vista

Dağıtım yöntemi: Standart - ücretsiz yazılım (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Profesyonel - paylaşımlı yazılım (14 günlük demo sürümü - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc) .exe)

Fiyat: Standart - ücretsiz, Profesyonel - 19,95 USD

ActualDoc, kullanılmış belgeleri hatırlayan ve onlara hızlı ve güvenli erişim sağlayan yeni bir belge yöneticisidir. Program basit ve sezgiseldir, Rusça dilini destekleyen kullanıcı dostu bir arayüze sahiptir (Şekil 5) ve özellikle kapsamlı bir yardım sistemi eşlik ettiği için uzmanlaşmak neredeyse hiç zaman gerektirmez ve bu nedenle vazgeçilmez bir araç haline gelebilir hem profesyoneller hem de ev kullanıcıları için.

Pirinç. 5. ActualDoc program arayüzü

ActualDoc, kullanıcı tarafından belirlenen bir süre içinde (varsayılan olarak 60 gün) sınırsız sayıda belgenin indirilmesini takip eder, 40'tan fazla dosya formatını (metin ve grafik dosyaları, MS Office belgeleri ve HTML belgeleri, PDF dosyaları vb.) destekler. ve bunlardan herhangi birini hızlı bir şekilde indirmenize olanak tanır. Gerekli belgeyi program ortamında bulmak sorun değildir. Ezberlediği belge tomarı nispeten küçükse belgeyi doğrudan listeden seçebilirsiniz. Aksi takdirde, öncelikle olası adayların listesini filtreleyerek sınırlamak daha akıllıca olacaktır (zamana göre filtreleme mümkündür). Ö aralık, uzantı ve kategoriye göre) veya belge adına (genel olarak) veya içerdiği metnin bir kısmına göre arama yapın (ancak Rusça metinde arama her zaman başarılı değildir). İstenilen belgeyi hızlı bir şekilde açmanın başka bir yolu daha vardır - sık kullanılan ayrı ayrı belgelere atanabilen ve bunlara erişimi önemli ölçüde hızlandırabilen yerleşik yer imleri (Internet Explorer'dakiyle aynı; Şekil 6) aracılığıyla aramam gerekiyor. Seçilen belge, dahili görüntüleyicide - görüntüleme, arama ve kopyalamanın yanı sıra harici bir uygulamada - düzenleme için kullanılabilir ve tam işlem, bilgilerin seçici olarak kopyalanması veya belgenin e-posta yoluyla gönderilmesi için kullanılabilir. e-posta. Aynı zamanda, belgelerin listesi meraklı gözlerden gizlenebilir ve bir parola ile korunabilir - bu durumda, son kullanılan dosyalar menüde görüntülenmez. Başlat -> Belgeler.

Pirinç. 6. Bir belgeyi yer imi aracılığıyla açma
ActualDoc'ta

Paket iki versiyona sahiptir: ücretsiz temel Standart ve ücretli Profesyonel. Ücretsiz sürüm, belgeleri yerleşik görüntüleyicilerde görüntülemenize, arama işlevini kullanmanıza (sonuç olarak belgeleri yalnızca görsel olarak arayabilir, tam veya filtrelenmiş listeyi görüntüleyebilir), özel kategoriler oluşturmanıza ve yer imlerini düzenlemenize izin vermez.

Arşivci 3000 (3.82)

Geliştirici: Likasoft

Dağıtım boyutu: 3 MB

Kontrol altında çalışın: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Dağıtım yöntemi: paylaşımlı yazılım (30 günlük demo sürümü - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Fiyat:öğrenci lisansı - 195 ruble, kişisel lisans - 295 ruble, ticari lisans - 900 ruble.

« Archivist 3000, geniş bir kullanıcı yelpazesine yönelik 18 farklı dilde (Rusça, İngilizce, Almanca ve Fransızca dahil) belgeleri hızlı bir şekilde aramak için en uygun çözümdür. Program, sabit diskinizde, ağınızda ve çıkarılabilir sürücülerinizde (CD, DVD, ZIP vb.) bulunan belgelere anında erişim sağlar ve tüm popüler belge türleriyle (PDF dosyaları, MS Office belgeleri, metin dosyaları vb.) çalışabilir. ). Arşivlerde (ZIP, RAR vb.), e-posta iletilerinde (Outlook, Outlook Express, The Bat! vb.) ve bunlara eklenmiş dosyalarda arama yapabilir. Ayrıca Lotus Notes ve Lotus Domino veritabanlarında ve ICQ, Odigo IM ve Miranda IM mesaj veritabanlarında arama desteklenmektedir.

Program, anahtar kelimeye veya anahtar kelime kümesine göre düzenli aramanın yanı sıra, mantıksal işlevleri kullanan gelişmiş bir arama modunu destekler ve belgeleri yalnızca içeriğe göre değil, aynı zamanda dosya adına, değiştirilme tarihine, boyutuna, belge türüne, kodlamaya vb. göre de arayabilir. ( Şekil 7). Tam Unicode desteği sayesinde, aramalar yalnızca tek dildeki belgelerde değil, aynı zamanda çok dilli belgelerde de (örneğin, aynı anda Rusça ve Almanca metinlerde) doğru şekilde gerçekleştirilir. İnternet üzerinden belgeleri uzaktan aramak ve bulunan belgelere daha sonra herhangi bir İnternet tarayıcısı, örneğin Internet Explorer aracılığıyla erişim sağlamak mümkündür. Arama sonuçları, seçilen belgelerin en önemli (ilgili) parçaları, bulunan kelimeler vurgulanarak görüntülendiğinde alıntı modunda ve belgeler hakkında kısa bilgiler görüntülendiğinde (Şekil 8) tablo modunda sunulabilir. sıralanabilirler.

Pirinç. 7. Archivist 3000 ortamında belgeleri arayın

Pirinç. 8. Arama sonuçlarını sunma seçenekleri
"Archivarius 3000" içinde

Standart belgelerin doldurulması

Standart belgelerin hazırlanması, görevleri gereği sigorta şirketlerinde, bankalarda, noterlerde, çeşitli hizmet veren şirketlerde vb. çeşitli belgelerin hazırlanmasında görev alan kullanıcıların zamanının önemli bir bölümünü alır. Kural olarak, bu tür belgeler, bazı değişken bilgilerin basitçe değiştirildiği, başlangıçta geliştirilen temel belgelere dayalı olarak Word metin düzenleyicisinde oluşturulur. Bunda karmaşık bir şey yok, ancak büyük hacimli belgelerde hatalar kaçınılmazdır - örneğin, verileri olması gereken yere yanlışlıkla yanlış yere girebilir veya belgedeki birkaç kelimeyi silebilirsiniz vb. Bu nedenle, yalnızca veri girilmesi gereken alanların girişe açık olması ve diğer tüm metinlerin engellenmesi arzu edilir. Geliştiriciler, Word'de bu tür belgeler oluşturma olanağı sağladı. Kuruluşta kullanılan tüm standart belgeler için bir dizi şablon geliştirmek, her şablonun kalıcı verileri değiştirmesini yasaklamak yeterlidir (komut Araçlar -> Korumayı ayarla -> Form alanlarına veri girilmesi dışında her türlü değişikliği yasakla) ve kullanıcıları şablonları kullanarak belge oluşturma konusunda eğitin. Nispeten az değişken bilginin bulunduğu standart belgeler için bu tür şablonlar, belge hazırlama sürecini önemli ölçüde hızlandırmak ve hata riskini azaltmak için oldukça yeterli olacaktır.

Bununla birlikte, pratikte, değişken bilgilerin hacmin yarısı kadar yer kapladığı ve değişken verilerin bir kısmının şu veya bu şekilde birkaç kez tekrarlandığı birçok standart belge kullanılır (Şekil 9) - örneğin, tam ad. farklı durumlarda, girilen tarihler veya tutarlar vb. için kelimeler. Bu durumda, Word şablonlarını kullanmak pek bir işe yaramaz, çünkü belgeleri şablon kullanarak bile doldurmak çok zaman alacaktır, çünkü tüm değişken verilerin manuel olarak girilmesi gerekecektir.

Pirinç. 9. Büyük hacimli bir belge örneği
değişken bilgi

Standart belgelerin hazırlanmasının bir özelliği daha vardır - çoğu zaman bir belgeyi değil, birkaçını aynı anda hazırlamak gerekir (örneğin, bir emanetçinin açılmasına ilişkin bir banka sözleşmesi hazırlamak için, üç veya dört tür anlaşmaya ihtiyaç vardır). imza). Dolayısıyla aynı bilgilerin farklı belgelere girilmesi de çok zaman almakta ve buna bağlı olarak hata yapma olasılığı da artmaktadır. AutoDoc veya Blitz Document gibi standart belge hazırlama sürecini otomatikleştirmek için tasarlanmış özel uygulamaları kullanarak bu tür belgeleri çok daha hızlı hazırlayabilirsiniz. Bu uygulamalar aynı zamanda sıradan Word şablonlarından farklı olarak, yalnızca bunun için sağlanan alanlara veri girmenize izin vermekle kalmayıp (bunun için kullanıcının bir dizi formu veriyle doldurması gerekir), aynı zamanda girilen verileri programlı bir şekilde dönüştürebilir, örneğin kelimelerdeki sayıları değiştirebilir, kelimelerin ve kelime öbeklerinin gramer durumlarına göre çekimlerini vb. yapabilir. Sonuç olarak, gerekli belgeler hızlı bir şekilde doldurulur ve yapılabilecek hataların sayısı, bunları geleneksel olarak Word'de hazırlarken olduğundan çok daha azdır. Ayrıca, özel çözümler aracılığıyla standart belgeler oluşturmak da caziptir çünkü oluşturulan tüm belgeler otomatik olarak kataloglanır ve gelecekte bunlardan herhangi birini bulmak sorun değildir ve tüm yasal nüanslar mevcut olduğundan kullanıcının belge hazırlamanın inceliklerini bilmesine gerek yoktur. şablonlarda zaten dikkate alınmıştır.

Otomatik Belge 1.2

Geliştirici: EleWise

Dağıtım boyutu: 6MB

Kontrol altında çalışın: Windows 2000/XP/2003

Dağıtım yöntemi: paylaşımlı yazılım (işlevsel olarak sınırlı demo sürümü - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Fiyat:"AvtoDoc-Kişisel" - 1980 ruble, "AvtoDoc-Sunucu" - 2980 ruble, "AvtoDoc-Client" - 1490 ruble.

"AutoDoc", MS Word kullanılarak oluşturulan şablonları kullanarak standart belgeleri doldurma işlemini otomatikleştirmenize ve hızlandırmanıza ve bu şablonlar kullanılarak oluşturulan belge ve kayıtların arşivini korumanıza olanak tanıyan bir programdır. İçinde yeni belgeler oluşturma süreci son derece otomatiktir - genel senaryo listesinden istediğiniz iş senaryosunu seçin (bir iş senaryosu, özelleştirilmiş bir şablon anlamına gelir) ve giriş formunu gerekli verilerle doldurun (Şekil 10). Oluşturulan belge daha fazla düzenleme için görüntülenebilir, kaydedilebilir, yazdırılabilir veya Word'de açılabilir.

Pirinç. 10. “AutoDoc” komut dosyasını kullanarak belge oluşturma

Yerleşik komut dosyalarının sayısı azdır (Şekil 11), ancak oluşturma süreci yardımda ayrıntılı ve açık bir şekilde sunulan ve sihirbaz tarafından tamamen kontrol edilen ve dolayısıyla erişilebilir olan özel komut dosyalarıyla genişletilebilir. çoğu kullanıcı. Yeni bir komut dosyası geliştirmek beş adımı içerir: komut dosyasının adını girmek, bir şablon oluşturmak, değişkenleri tanımlamak, komut dosyasını kurup test etmek ve daha fazla düzenleme için kaydetmek (Şekil 12). Şablon hazırlamak, Word'de manuel olarak oluşturulması gerektiğinden ilk bakışta bazı zorluklara neden olabilir ve bu da bir betik dili bilgisi gerektirir. Ancak pratikte her şey çok daha basittir - değişkenlerin süslü parantez içinde girildiğini ve önlerine $ işaretinin yerleştirildiğini anlamak yeterlidir; diğer tüm metinler olağan şekilde yazdırılır (Şekil 13). Yeni şablonlar yalnızca sıfırdan değil, aynı zamanda mevcut şablonlara veya hazır belgelere dayanarak da oluşturulabilir - ilk durumda, komut dosyası ayarlarını değiştirmeniz ve değiştirilen ayarlarla test etmeniz ve ikincisinde bir pencere açmanız yeterlidir. hazır belge, değişen bilgileri değişkenlerle değiştirin ve bunu şablon olarak programa belirtin. Değişkenler aşağıdakilere izin verenler de dahil olmak üzere çeşitli türlerde olabilir:

verileri aynı anda birden fazla alana girin: tam ad, pasaport verileri, kuruluş ayrıntıları vb.;
bir değerler kümesinden bir değişken değeri seçin;
çeşitli işlemler ve dönüşümler gerçekleştirin: bir sayının yüzdesini veya bir tutarın KDV'sini hesaplayın, bir sayıyı bir dizeye dönüştürün, geçerli tarihi girin vb.;
belirli bir durumda vb. bir kelimeyi veya ifadeyi belirtin.

AutoDoc iş senaryolarına göre oluşturulan belgeler, açıkça yapılandırılmış kayıtlar biçiminde kaydedilir ve bu nedenle istediğiniz belgeyi istediğiniz zaman filtreleyerek veya arayarak bulabilir, görüntüleyebilir, yazdırabilir, yeniden oluşturabilir veya silebilirsiniz.

Pirinç. 11. Yerleşik grupların listesini içeren “AutoDoc” penceresi
iş senaryoları

Pirinç. 12. AutoDoc'ta yeni bir komut dosyasının geliştirilmesi

Pirinç. 13. “AutoDoc”taki şablon metni örneği,
burada dört değişken görünür: “sayı”,
“ay”, “kuruluş” ve “tam ad”

Program iki versiyonda sağlanır: tek kullanıcılı - "AvtoDoc-Kişisel" ve çok kullanıcılı (ağ), iki modülle temsil edilir - "AvtoDoc-Server" ve "AvtoDoc-Client". Tek kullanıcılı versiyonda, sistemin tüm bileşenleri yerel bilgisayarda bulunur ve çok kullanıcılı versiyonda, komut dosyaları, şablonlar ve kayıtlardan oluşan veritabanı sunucuya kurulur ve kullanıcı bilgisayarlarında yalnızca istemci kısmı kurulur. Sunucuda depolanan tüm AutoDoc materyallerinin kullanılmasına izin veren bir dosya kuruludur.

Blitz Belgesi 3.4.1

Geliştirici: BlitzSoft

Dağıtım boyutu: 991 KB

Kontrol altında çalışın: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Dağıtım yöntemi: paylaşımlı yazılım (işlevsel olarak sınırlı demo sürümü - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Fiyat: 500 ovmak.

Blitz Document, komut dosyası şablonlarını kullanarak otomatik olarak standart belgeler oluşturmaya yönelik kompakt bir programdır. Sayısı 30'dan fazla olan yerleşik şablonlara (Şekil 14) veya yerleşik şablonlara veya boş düzenlere dayalı olarak geliştirilebilecek özel komut dosyalarına dayalı olarak hızlı bir şekilde belgeler oluşturmanıza olanak tanır. Hazır bir komut dosyası kullanarak bir belge oluşturmak son derece basittir - yalnızca komut dosyasının türünü seçin ve kullanıcıya belge hazırlamanın tüm aşamalarında titizlikle rehberlik edecek sihirbazın talimatlarını izleyin (Şekil 15). Bitmiş belge yerleşik metin düzenleyicide görüntülenebilir, yazdırılabilir, düzenlenebilir (hem değişken hem de sabit veriler düzeltilebilir) veya Word'de düzenleme için açılabilir.

Pirinç. 14. Yerleşik Blitz Belgesi komut dosyalarının listesi

Pirinç. 15. Komut dosyası içeren bir belge oluşturma
Baskın Belgesi

Oluşturulan şablonların geliştirilmesi biraz daha karmaşıktır ancak aynı zamanda çoğu kullanıcının yetenekleri dahilinde olacaktır. Doğru, bu özelliğe hakim olmak biraz zaman alacaktır, çünkü ne yazık ki programda yer alan referans bilgileri yeterince eğitimli kullanıcılar için tasarlanmıştır (çok seyrektir ve herhangi bir resim veya örnek içermez). Teknik olarak, yeni bir şablon oluşturmak iki aşamadan oluşur: yeni bir şablonun geliştirileceği yerleşik bir şablon veya düzenin seçilmesi ve içerdiği sabit ve değişken verilerin sıralı olarak ayarlanması (Şekil 16). Sabit veriler gerçek haliyle girilir, ancak doğrudan metne değil, iletişim kutuları aracılığıyla girilir. Değişken bilgileri de diyalog sırasında ayarlanır ve artık doğrudan girilmez, bunun yerine programda kullanılan kodlama dili dikkate alınarak tasarlanmış joker etiketli değişkenler kullanılır. Komut dosyaları yalnızca belge oluşturma sırasında girilen metni görüntülemekle kalmaz, aynı zamanda onu bir veri değiştirme veya dönüştürme komutları sistemi kullanarak değiştirebilir. Örneğin, sağlanır:

Pirinç. 16. Düzene dayalı yeni bir şablonun geliştirilmesi
Blitz Belgesinde

Kelimelerin ve deyimlerin gramer durumlarına göre çekimleri;
sayıları dizelere dönüştürme;
takvim tarihlerini dizelere dönüştürme;
hukuki ve ticari belgelerde kullanılan hesaplamaların gerçekleştirilmesi;
girilen verinin değerine vb. bağlı olarak metni değiştirmek.

Blitz Document kullanılarak oluşturulan belgeler, yapılandırılmış muhasebe günlüklerine kaydedilir - bu, belgeler arasında hızlı bir şekilde gezinmenize ve örneğin bunları yazdırmak için gerekli malzemelere neredeyse anında erişmenize olanak tanır. Ayrıca belgeler, veritabanında görünen belirli bir konu veya nesneyle ilgili materyallere hızlı erişim için uygun olan sanal dosyalar halinde gruplandırılabilir.

Taranan belgelerdeki OCR metni

Kağıt belgeleri (kitap, gazete, dergi veya faks sayfaları) sıklıkla düzenlenebilir elektronik formata dönüştürmek zorunda kalan kullanıcılar, kağıt belgelerden otomatik olarak metin girmek için tasarlanmış bir karakter tanıma sistemi veya OCR (Optik Karakter Tanıma) sistemi olmadan yapamazlar. bir bilgisayara. Teorik olarak ABBYY'nin FineReader programını veya Cognitive Technologies'in CuneiForm programını kullanabilirsiniz - her ikisi de güvenilirdir ve yüksek tanıma doğruluğuna sahiptir. Ancak FineReader paketinin ev kullanıcıları için basitleştirilmiş ve uygun fiyatlı bir sürümü vardır: ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, bu da onu daha geniş bir kitle için daha çekici kılmaktadır.

ABBYY FineReader 8.0

Geliştirici: ABBYY Yazılımı

Dağıtım boyutu: 40,5 MB

Kontrol altında çalışın: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Dağıtım yöntemi: paylaşımlı yazılım (FineReader Professional Edition'ın işlevsel olarak sınırlı bir demo sürümü olan FineReader Home Edition'ın demo sürümü yoktur - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Fiyat: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader, tabloların, resimlerin ve metin bölümünün sütunlara doğru şekilde iletilmesini sağlayan, yalnızca metnin değil tasarımın da tanındığı belgeleri tanımak için ideal bir çözümdür (Şek. 17). Programın kullanımı kolaydır, çok dilli (179 dil desteklenmektedir) ve çok sayfalı belgeleri tanıyabilir. Belgenin tamamını veya tek tek sayfalarını tanımak mümkündür. Sonuç yaygın formatlardan birinde kaydedilebilir: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT veya PDF. Hataları ortadan kaldırmak için tanıma sonuçlarını adım adım kaydetmek mümkündür. Tanıma sonuçlarının doğrudan Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect ve Adobe Acrobat'a aktarılması uygulandı. Yerleşik yazım denetleyici (36 dil için) sonucun kontrol edilmesini hızlandırmaya yardımcı olur ve Microsoft Word ile entegrasyon, metinle çalışmaktan rahatsız olmadan programı doğrudan Word'den çağırmanıza olanak tanır.

Pirinç. 17. Belge tanımanın sonucu
ABBYY FineReader Home Edition'da

Program iki versiyonda sunulmaktadır: Yeni başlayanlar için tasarlanmış FineReader Home Edition ve profesyonellere yönelik FineReader Professional Edition. Profesyonel sürüm, tanıma parametrelerini yönetmenize olanak tanır (modu değiştirin, eğitimle tanıma gerçekleştirin) ve daha zengin bir dizi tanıma işlevine sahiptir (PDF dosyalarının tanınması, dijital kamerayla çekilen metinler vb.). Buna ek olarak, Professional Edition daha farklı kaydetme formatları sağlar, barkodları tanıma ve Screenshot Reader yardımcı programını kullanarak ekran görüntülerini hızlı bir şekilde tanıma yeteneği ekler.

Belgeleri PDF formatından dönüştürme

Tüm teknik belgeler bugün, belgeleri görüntülemek için ücretsiz Adobe Acrobat Reader yardımcı programının kullanıldığı PDF formatında sağlanmaktadır. Ancak çoğu zaman kendi belgelerinizi hazırlarken veya PDF formatındaki materyalleri (örneğin bir makale, sözleşme, rapor vb.) düzenlerken PDF dosyalarının parçalarını kullanmaya ihtiyaç vardır. İlk durumda, PDF dosyalarından metin ve/veya resim parçalarını çıkarmanız gerekecektir (teorik olarak bu, Acrobat Reader'ın yerleşik araçları kullanılarak yapılabilir, ancak çok vasat sonuçlarla). İkinci durumda, orijinal belgenin tasarımını korurken, Acrobat Reader'da bile sağlanmayan PDF belgelerini düzenlenebilir bir biçime (örneğin, Word biçimine) dönüştürmeniz gerekecektir. Bu gibi durumlarda, en çekici paketler ABBYY PDF Transformer ve PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) olan özel yardımcı programlar kurtarmaya gelecektir. Bunlardan ilkine bakacağız - daha pahalı olmasına rağmen, Rusça bir arayüze sahip ve PDF dosyalarını çeşitli düzenlenebilir biçimlere dönüştürmenize olanak tanıyor ve yalnızca İngilizce'yi değil Rusça metni de doğru bir şekilde tanıyabiliyor.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Geliştirici: ABBYY Yazılımı

Dağıtım boyutu: 52 MB

Kontrol altında çalışın: Windows 2000 (SP2 veya üzeri)/XP/Server 2003

Dağıtım yöntemi: paylaşılan yazılım (15 günlük demo sürümü - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Fiyat: 1490 ovmak.

ABBYY PDF Transformer, PDF belgelerini Microsoft Word belge formatlarına (Şekil 18), Excel'in yanı sıra HTML ve TXT dosyalarına dönüştürmek için kullanılan bir yardımcı programdır. Paket sezgisel bir arayüze sahiptir ve kullanımı çok kolaydır, böylece acemi kullanıcılar bile bu konuda uzmanlaşabilir.

ABBYY PDF Transformer, metin katmanı olmayan dosyalar da dahil olmak üzere her türlü PDF dosyasını dönüştürebilir (bu tür dosyalar çoğunlukla taranan belgelerden elde edilir ve bir metin görüntüsünü temsil eder) ve desteklenen dillerin (Rusça ve Rusça dahil) herhangi bir kombinasyonunu içeren PDF dosyalarını doğru şekilde işler. İngilizce). Yardımcı program, kaynak belgenin tasarımını (resimler, tablolar, sütun düzeni, bağlantılar) doğru bir şekilde korur ve dönüştürme ve kaydetme seçeneklerini yönetmenize olanak tanır. Örneğin, program tarafından metin veya resim olarak algılanması gereken alanları (karmaşık tasarıma sahip PDF dosyaları için önemlidir) açıkça tanımlayabilir, bitmiş belgeyi orijinaldekiyle aynı tasarımla veya sütun olarak kaydedebilirsiniz. metin (resimli veya resimsiz - isteğe bağlı) vb. Gerekirse, tek tek sayfaları ve hatta parçalarını seçerek dönüştürmek mümkündür. Ayrıca ABBYY PDF Transformer, Microsoft Word belgelerinden, Excel tablolarından, PowerPoint sunumlarından, Visio diyagramlarından ve HTML dosyalarından ve ayrıca belge yazdırmayı destekleyen hemen hemen tüm uygulamalardan PDF dosyaları oluşturmanıza olanak tanıyarak ters dönüştürme de gerçekleştirebilir (bu, ABBYY PDF Transformer 2.0 için sanal yazıcı PDF-XChange aracılığıyla uygulanır).

Microsoft Word, metin belgeleri oluşturmak, düzenlemek ve işlemek için tasarlanmış bir programdır. Bu program, hızlı veri işleme ve metin yazdırmayı sağlayan birçok araç ve panelle donatılmıştır. Microsoft Word, bu amaca yönelik programlar arasında ilk sırada yer alıyor çünkü işlevsellik ve pratiklik açısından eşi benzeri yok. Gerekirse aşağıdaki bağlantıyı kullanarak Word belgeleri oluşturmak için ücretsiz bir program indirebilirsiniz.

Microsoft Word, Microsoft geliştiricileri tarafından oluşturulan bir metin düzenleyicisidir. Bu program herhangi bir ofis, şirket ve işletmede kullanılır. Metin belgelerinin oluşturulması ve yazdırılması, sözleşmelerin hazırlanmasında ve şirketler arasındaki işlemlerin sonuçlandırılmasında uzun süredir kullanılmaktadır.

Microsoft Word metin düzenleyicisi büyük belgeler oluşturmanıza olanak tanır. Programda bağlantıları ve içindekiler tablolarını kullanarak bir rapor, not, özet veya çok düzeyli metin çalışması oluşturabilirsiniz.

Ekran görüntüleri

Kullanıcı belgenin herhangi bir bölümüne resim, tablo ve diğer dosyaları ekleyebilir ve belgede çerçeveler oluşturabilir. Microsoft Word, analitik verileri hesaplamak için kullanılan grafiklerin ve karmaşık formüllerin oluşturulmasını destekler.

Programda bir şifre belirleyerek bir belgeyi şifreleyebilirsiniz. Microsoft Word, büyük bir metin belgesiyle çalışmayı kolaylaştıran listeler, numaralandırılmış sayfalar, otomatik içindekiler tabloları, köprüler ve diğer öğeler oluşturmaya yönelik araçlarla donatılmıştır.

Kullanıcı, tamamlanmış metni biçimlendirebilir ve metin verilerinin görüntülenmesini kolaylaştıracak öğeler ekleyebilir. Microsoft Word'de yazı tipi stilini değiştirebilir, boyutunu belirleyebilir, altı çizili bir yazı tipi oluşturabilir, metin parçalarını kalın harflerle vurgulayabilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz.

Word 2016'nın video incelemesi

Bu metin düzenleyici basit ve kullanışlı bir şekilde tasarlanmıştır. Word, bir belge oluşturmak ve onu işlemek için özel becerilere veya ek eğitime ihtiyaç duymaz. Tüm kontroller ve araçlar panelde görüntülenir; gerekirse kullanıcı simgelerin görünümünü özelleştirebilir ve ek işlevler ekleyebilir.

Metni işlerken bir sorun ortaya çıktığında veya bir işlemin nasıl gerçekleştirileceği veya bir öğenin nasıl ekleneceği net olmadığında yerleşik yardımı kullanabilirsiniz. Microsoft Word Yardımı çok kullanışlıdır ve istediğiniz konuya hızlı bir şekilde atlamak için bölümler içerir.

Microsoft Word 2007 yeniden tasarlandı. Tüm paneller ve araçlar, bir öğenin seçimini kolaylaştıran ayrı bir alt pencereye yerleştirilir. Tasarımın yeniden tasarlanmasına yönelik bu yaklaşım, programın önceki sürümlerine alışkın olan pek çok kullanıcı tarafından beğenilmedi.

Belirli sayıda kullanıcı için güncellenen program arayüzü yeni bir şey haline geldi ve eski tasarımın hayranları olumsuz geri bildirimde bulundu. Microsoft Word, programın ana menüsündeki belirli bir öğe için nesnelerin ve araçların bulunduğu sekmeler kullanılarak oluşturulur. Klasik menülerden ve listelerden sekmeli düzene bu geçişi herkes sevmez, ancak böyle bir arayüzün birçok avantajı vardır. Artık tek bir menünün tüm işlevleri tek bir sekmede yer alıyor; bu, sık sık araçlara erişmeniz gerektiğinde çok kullanışlıdır.

Bu program zayıf bilgisayarlarda bile çalışır. Metin düzenleyici, metinleri işlemenize ve onlara yeni öğeler eklemenize olanak tanır. Microsoft Word 2007'nin işlevsellik açısından programın önceki sürümlerinden hiçbir farkı yoktur. Program yeni nesil işletim sistemlerinde stabil olarak çalışmaktadır.

Microsoft Word, çok düzeyli yapıya sahip şablonlar, kartvizitler, çok sayıda sayfa içeren test kağıtları ve diğer metin belgeleri oluşturmanıza olanak tanır. Bir metin düzenleyicide kullanıcının çalışmasını otomatikleştiren makrolar ve komut dosyaları oluşturabilirsiniz.

Metin, elektronik tablolar, sunumlar ve veritabanlarıyla çalışmaya yönelik tek bir komplekste entegre yazılım paketleri.

Günümüzde çoğu PC kullanıcısının elinde yalnızca metinleri değil aynı zamanda çeşitli kitapçıkları, broşürleri ve illüstrasyonları da basabilecek bir yazıcı bulunmaktadır. Yazdırma programları da tam olarak bunun için tasarlanmıştır. Bu yazılım kategorisi iki gruba ayrılır: tasarım paketleri ve yazıcı yardımcı programları. Tasarım paketleri, kullanıcının sıradan takvimler ve kartpostallardan etkileyici tasarımlı broşürlere kadar çeşitli projeleri hızlı ve kolay bir şekilde oluşturmasına olanak tanır. Genellikle bu tür programlar, yukarıdaki sorunları çözmenize olanak tanıyan çok çeşitli şablonlar içerir. Ancak yerleşik araçlar kullanıcı için yeterli değilse, kendi şablonunu kolaylıkla oluşturabilir. Yazıcı yardımcı programları, çalışmaya alışık oldukları standart uygulamanın özelliklerinden memnun olan kullanıcılar tarafından kullanılır. Bu kategorideki yazılım ürünleri, sanal yazıcı sürücüleri olarak çalışarak, yazdırılmak üzere gönderilen sayfaları yakalayarak, yapılan ayarlara göre yeniden oluşturur. Sonuç olarak, işlenen veriler alışılagelmiş şekilde değil, broşür, çift taraflı kitapçık, kartpostal veya başka bir ürün biçiminde basılmaktadır.

PDF formatıyla çalışan birçok program geliştirilmiştir. Bu programların en basiti, yeni PDF belgelerini görüntüler ve oluşturur, ayrıca belge içeriğini başka bir biçime veya tam tersini dönüştürebilir. Bir PDF belgesine metin, nesneler, resimler, damgalar ve bağlantılar düzenlemenize ve eklemenize olanak tanıyan programlar vardır. Bazı programlar, belirli bir formattaki belgeleri ayırma ve birleştirme ve buradan tek tek sayfaları ve nesneleri çıkarma yeteneğine sahiptir. Daha profesyonel programlar kullanarak filigran, logo ve altbilgi ekleyebilirsiniz. Birçoğunun çok sayıda belgeyi toplu olarak işleme yeteneği vardır. Profesyonel PDF programları formlar oluşturmanıza olanak tanır. Bundan sonra bunları müşterilerinize doldurmaları için sağlayabilirsiniz. Birçok programda dijital hak yönetimi özellikleri bulunur. Bu tür programlardaki dijital haklar, bir PDF belgesinden metin ve resimlerin çıkarılmasını ve ayrıca yazdırılmasını yasaklamanıza olanak tanır. Sunucu programları PDF formatında da mevcuttur. Bu tür uygulamalarda sunucu tarafında doküman oluşturabilirsiniz. Üstelik bu belgeyi Acrobat uygulamasının tam sürümüne sahip olmayan bir istemci makineden bile görüntüleyebilirsiniz.

Sayfa, kullanıcının farklı formatlarda metin içeren belgeleri tanımasına, görüntülemesine ve yazdırmasına olanak tanıyan bir yazılım içerir. Tüm yazılımlar kullanışlı ve anlaşılır bir arayüze sahiptir; yazılım paketleri sorunların çözümü açısından en popüler araçlardır.

DjVu Okuyucu

DjVu Okuyucu- Rus geliştiricilerin DjVu uzantılı dosyalarla çalışmanıza izin veren bir programı. Tipik olarak, taranmış kitaplar ve tanınması zor formüller ve resimler içeren diğer kağıt kaynaklar bu formata sahiptir. Uygulama İngilizce ve Rusça dillerini destekler, gözler için rahat bir ekran okuma modu için belgenin parlaklığını ve kontrastını ayarlamanıza olanak tanır. DjVu Reader'da çalışarak görüntüleri ve metinleri panoya yerleştirebilir ve saklayabilirsiniz. Sayfaların ve içeriğin indekslenmesinde farklılık gösterir.

(yeni bir sekmede açılır)

Adobe okuyucu

Adobe okuyucu PDF dosyalarıyla çalışmak için en popüler ve güçlü yazılımdır. “Elektronik yazıcı” ile basılan modern matbaa yayınları bu formata sahiptir. Bu ücretsiz yazılım, belge sayfalarını düzenleme olanağı olmaksızın yalnızca okumak, yazdırmak ve sayfaların yönünü değiştirmek için tasarlanmıştır. Yazılım Rusça dilini destekler ve tarayıcınıza eklenti olarak yerleştirilmiştir. Belgelerde 3 boyutlu grafiklerle çalışma, elektronik imza oluşturma, tarayıcı açmadan programdan ağdaki verileri arama işlevi uygulanmıştır.

(yeni bir sekmede açılır)

ABBYY FineReader

ABBYY FineReader- herhangi bir grafik ve PDF dosya formatındaki metni düzenlenebilir metin formatlarına dönüştürmek için tasarlanmış kullanışlı bir yazılım paketi. ABBYY teknolojisi en doğru ve hatasız metin tanıma aracı olarak tasarlanmıştır. Yazılım, metni manuel olarak yeniden yazarken zamandan tasarruf etmenize ve metnin yapısını yeniden oluşturma çabasından tasarruf etmenize yardımcı olur.

Başka bir deyişle, FineReader metin biçimine çevrildiğinde formu tamamen tekrarlar - başlıklar, içindekiler tablosu, madde işaretli ve numaralı listeler, alt bilgiler. Program çok dillidir, dünya çapında neredeyse 200 dili tanır ve çalışır. Tanındıktan sonra elde edilen metin, doğrudan yazılım ortamında orijinaliyle karşılaştırılarak düzenlenebilir.

ABBYY FineReader'ı ücretsiz indirin
(yeni bir sekmede açılır)

Bugün, bilgisayar bilgi işleme araçları kullanılmadan, herhangi bir yönde ve karmaşıklık düzeyindeki belgelerle çalışmayı hayal etmek imkansızdır. Daktilo çağı geçmişte kaldı. Çoğu durumda, belirli bilgileri veya hesaplamaları almazsanız işlenmesi gereken metinlerdir. Belirli belge türleriyle çalışmak için en popüler ve yaygın ücretsiz programlara bakalım. Test dosyalarına özellikle dikkat edelim.

Belgelerle çalışma programları: genel bakış

Bildiğiniz gibi Windows işletim sistemi tabanlı bilgisayar sistemlerinin kullanıcılarının çoğunluğu, neredeyse her duruma uygun programlar içeren standart MS Office uygulama paketiyle çalışmayı tercih ediyor.

Bununla birlikte, günümüzde, işlevsellik açısından MS Office paketinden daha düşük olmayan ve hatta bazı durumlarda onu aşan, her türden belgeyle çalışmaya yönelik programlar da sağlayan birçok alternatif gelişme bulabilirsiniz.

Geliştiriciden bağımsız olarak herhangi bir paket, metin dosyalarını, elektronik tabloları, veritabanlarını oluşturmanıza, görüntülemenize ve düzenlemenize, ayrıca grafik nesnelerini ve hatta multimedyayı işlemenize olanak tanıyan uygulamalar içerir.

Microsoft'tan ofis paketi

Öncelikle Microsoft'un iyi bilinen ofis paketine bakalım. İş dünyasında kullanılan belgeleri işlemeye yönelik programlar burada en yaygın şekilde temsil edildiğinden evrensel olarak kabul edilir.

Pek çok geliştiricinin tekerleği yeniden icat etmemesi ve analogları da dahil olmak üzere çoğu uygulamayı kendi paketlerinde kopyalaması şaşırtıcı değil. MS Office'in kendisi, aralarında Word, Excel ve Access'in en sık kullanıldığı birkaç ana uygulamayı içerir.

Özellikle metin belgelerinden bahsedersek, Word, bugün neredeyse tüm üçüncü taraf paketler tarafından desteklenen DOC/DOCX biçiminin öncüsüdür. Bununla birlikte, bunun geliştiricileri de bir yana durmadılar ve zamanla editörlerine, diğer geliştiricilerin varsayılan olarak kullandığı standart formatlardan farklı formatlarla çalışma yeteneği kazandırdılar.

Sonuçta, örneğin bir metin belgesini açma veya kaydetme olanaklarına bakarsanız, PDF dosyaları için destek bile bulabilirsiniz. Ancak daha sonra bunun hakkında daha fazla bilgi vereceğiz.

Aslında Office'in kendisi tamamen ücretsiz olarak indirilebilir ve kurulabilir; ihtiyacınız olan tek şey bir ürün etkinleştirme anahtarıdır. Bu kimseyi durdurmaz çünkü bu, KMS Activator adı verilen küçük bir yardımcı program kullanılarak yapılabilir. Diğer ücretsiz paketlerde bu zorunlu etkinleştirme veya kayıt zorunluluğu yoktur.

Alternatif gelişmeler

Ofis programlarının geliştirilmesinin şafağında, MS Office, yaratıcıları tamamen farklı türdeki belgelerle çalışmak için tek bir program setine dahil edebildikleri ve onlarla çalışmak için bir araç oluşturmayı mümkün kıldığı için lider bir konuma sahipti. şimdi dedikleri gibi "hepsi bir arada" standardından "

Ancak piyasada oldukça ciddi rakipler ortaya çıktığı için liderliği çok uzun süre korumanın imkansız olduğu ortaya çıktı. İlk olarak Lotus Pro paketi bu hale geldi ve biraz sonra Open Office adında ciddi bir gelişme daha ortaya çıktı. Bu arada pek çok uzman bu paketi yalnızca Microsoft'un doğrudan rakibi olarak adlandırmakla kalmıyor, aynı zamanda standart MS Office'in sahip olmadığı bazı ek araçlar içerdiğine de kullanıcıların dikkatini çekiyor.

En basit metin editörleri

Ancak günümüzde belge yönetiminde en yaygın olan metin dosyalarına odaklanalım. Görüntüleme ve bilgi için, birçok kişiye göründüğü gibi en basit olanı, standart Windows setinde bulunan Not Defteri gibi uygulamalar kullanılabilir. Evet, gerçekten de Not Defteri'nde, DOS sistemleri altında Norton Commander'da olduğu gibi yalnızca metinle çalışabilirsiniz. Buradaki her şey neredeyse aynı, yalnızca Not Defteri'nin grafiksel bir kabuğu var. Herhangi bir metin biçimlendirmesi, tasarımı veya ek nesnelerin eklenmesi hakkında konuşmaya gerek olmadığını söylemeye gerek yok.

Ancak çok az kişi, bugün bilinen çoğu programlama dilinin sözdizimini destekleyen Not Defteri ve buna benzer metin türü belgelerle çalışmaya yönelik programların olduğunu biliyor, bu nedenle programcılar ve uygulama geliştiricileri bu tür editörlerle çalışmayı tercih ediyor.

Word belgeleriyle çalışmak için standart programlar

Şimdi analogları hakkında birkaç söz. Bir kullanıcının bilgisayarında "temiz" bir sistemin olduğu bir örneği ele alalım. Bilmeyen varsa, orijinal Windows paketi ofis paketini içermiyor; ayrı olarak yüklenmesi gerekiyor. Bu nedenle, çoğu kişi sistemin Word belgeleriyle çalışmak için ücretsiz bir programa sahip olduğunun farkında bile değil (sistemde "yerleşiktir").

WordPad (Görüntüleyici) uygulamasından bahsediyoruz. Word dosyalarını açabilir ve görüntüleyebilir ancak belgeyi düzenlemek için özel bir seçenek yoktur. Tabii ki sakıncalı ama hiç yoktan iyidir.

Ancak Word'ünüz yoksa böyle bir metin dosyasını başka bir şekilde açabilirsiniz. Adobe Reader, Acrobat veya Acrobat Reader bu konuda yardımcı olacaktır. Grafik içeren metin belgeleriyle çalışmaya yönelik bu tür herhangi bir program, hemen hemen her metin biçimindeki dosyaları açmanıza veya içeriklerini içe aktarmanıza olanak tanır. Uygulama türüne göre düzenleme seçenekleri değişiklik göstermektedir ancak böyle bir araç olmasa bile her durumda dosyaları görüntüleyebilirsiniz.

Çözüm

Elbette tüm ofis tipi uygulamaları dikkate almak imkansızdır. Ancak Word belgeleri veya metin dosyalarıyla ilgili olarak bile onlarla çalışmanın oldukça basit olabileceği belirtilebilir. Elinizde gerçekten hiçbir şey yoksa, bu tür dosyaları en yaygın web tarayıcılarını kullanarak bile görüntüleyebilirsiniz, bunları bulut hizmetlerinde düzenleme özelliğiyle kaydetmenin yanı sıra. Bu arada, birçoğu, sunucudaki uzak düzenleyiciye bağlı olan tüm kullanıcılar için otomatik olarak görüntülenen değişikliklerin aynı anda yapılmasını mümkün kılıyor.