Общие сведения по excel. Назначение и основные функции табличных процессоров Общие сведения по excel

Простейшим средством обработки числовых данных на компьютере является стандартная программа Windows Калькулятор. Однако возможности Калькулятора ограничены, с его помощью трудно обрабатывать большие массивы числовых данных, например, результаты экспериментов, статистические данные и т.д. В этих случаях используются электронные таблицы.

Электронная таблица – это работающая в диалоговом режиме программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах.

Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (A, G, АВ и т.п.), заголовки строк – числами (1, 16, 278 и т.п.). Ячейка – место пересечения столбца и строки. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например, Al, F123, R7. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной.

В среде Windows&Office электронные таблицы реализуются с помощью приложения Excel. Окно приложения имеет стандартный вид. В Excel таблицы называются рабочими листами. Рабочий лист (электронная таблица) – основной тип документа, используемый в Excel для хранения и обработки данных, рабочий лист состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

По умолчанию листы именуются «Лист 1», «Лист 2» и т.п. Имена и порядок расположения листов можно изменять. Выбор другого листа рабочей книги осуществляется щелчком мыши по ярлычку этого листа. Выбранный лист становится активным. Каждый файл электронных таблиц Excel является рабочей книгой, состоящей из нескольких листов. Для удобства работы с листами рабочей книги в левой нижней части окна размещены ярлычки листов и кнопки прокрутки.

Базы данных. Назначение и основные функции

Любой из нас, начиная с раннего детства, многократно сталкивался с «базами данных». Это всевозможные справочники (например, телефонный), энциклопедии и т.п., записные книжки и др.

Базы данных представляют собой информационные модели, содержащие данные об объектах и их свойствах. Базы данных хранят информацию о группах объектов с одинаковым набором свойств.

Например, база данных «Записная книжка» хранит информацию о людях, каждый из которых имеет фамилию, имя, телефон и т.д. Библиотечный каталог хранит информацию о книгах, каждая из которых имеет название, автора, год издания и т.д.

Информация в базах данных хранится в упорядоченном виде. Так, в записной книжке все записи упорядоченыпо алфавиту, а в библиотечном каталоге либо по алфавиту (алфавитный каталог), либо по области знания (предметный каталог).

База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Существует несколько различных структур информационных моделей и соответственно различных типов баз данных: табличные, иерархические и сетевые.

Табличная база данных содержит перечень объектов одного типа, т.е. объектов, имеющих одинаковый набор свойств. Такую базу данных удобно представлять в виде двумерной таблицы: в каждой ее строке последовательно размещаются значения свойств одного из объектов; каждое значение свойства – в своем столбце, озаглавленном именем свойства.

Столбцы такой таблицы называют полями; каждое поле характеризуется своим именем (именем соответствующего свойства) и типом данных, представляющих значения данного свойства. Поле базы данных – это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

Строки таблицы являются записями об объекте; эти записи разбиты на поля столбцами таблицы, поэтому каждая запись представляет набор значений, содержащихся в полях. Запись базы данных – это строка таблицы, со­держащая набор значений определенного свойства, размещенный в полях базы данных.

Каждая таблица должна содержать, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в этой таблице. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице. Ключевое поле – это поле, значения которого однозначно определяют каждую запись в таблице.

В качестве ключевого поля чаще всего используют поле, содержащее тип данных счетчик. Однако иногда удобнее в качестве ключевого поля таблицы использовать другие поля: код товара, инвентарный номер и т.п.

Тип поля определяется типом данных, которые оно содержит. Поля могут содержать следующие основные типы данных:

– Счетчик содержит последовательность целых чисел, которые задаются автоматически при вводе записей; эти числа не могут быть изменены пользователем;

– Текстовый содержит до 255 символов;

– Числовой содержит числа;

– Дата/Время содержит даты или время;

– Денежный содержит числа в денежном формате;

– Логический содержит значения Истина (Да ) или Ложь (Нет );

Каждый тип поля имеет свой набор свойств. Наиболее важными свойствами полей являются:

– Размер поля определяет максимальную длину текстового или числового поля;

– Формат поля устанавливает формат данных;

– Обязательное поле указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить.

Иерархические базы данных графически могут быть представлены как перевернутое дерево, состоящее из объектов различных уровней. Верхний уровень занимает один объект, второй – объекты второго уровня и т.д. Между объектами существуют связи, каждый объект может включать в себя несколько объектов более низкого уровня. Такие объекты находятся в отношении предка (объект более близкий к корню) к потомку (объект более низкого уровня), при этом объект-предок может не иметь потомков или иметь их несколько, тогда как объект-потомок обязательно имеет только одного предка. Объекты, имеющие общего предка, называются близнецами.

Иерархической базой данных является Каталог папок Windows, с которым можно работать, запустив Проводник. Верхний уровень занимает папка Рабочий стол. На втором уровне находятся папки Мой компьютер. Мои документы, Сетевое окружение и Корзина, которые являются потомками папки Рабочий стол, а между собой является близнецами. В свою очередь, папка Мой компьютер является предком по отношению к папкам третьего уровня, папкам дисков (Диск 3,5 (А:), (С:), (D:), (Е:), (F:)) и системным папкам (Принтеры, Панель управления и др.).

Сетевая база данных является обобщением иерархической за счет допущения объектов, имеющих более одного предка, т.е. каждый элемент вышестоящего уровня может быть связан одновременно с любыми элементами следующего уровня. Вообще, на связи между объектами в сетевых моделях не накладывается никаких ограничений.

Сетевой базой данных фактически является Всемирная паутина глобальной компьютерной сети Интернет. Гиперссылки связывают между собой сотни миллионов документов.

Электронные таблицы. Назначение и основные функции.
Одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров - прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами. Из них наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, Supercalc фирмы Computer Associates, Multiplan и Excel фирмы Microsoft. Отечественные школьные компьютеры также оснащены упрощенными (учебными) версиями табличных процессоров.

Табличные процессоры (ТП) - удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников - всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют создавать таблицы, которые (в отличие от реляционных баз данных) являются динамическими, т. е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы - электронные таблицы (ЭТ). Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере.

Среда табличного процессора
Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде матрицы. ЭТ, подобно шахматной доске, разделена на клетки, которые принято называть ячейками таблицы. Строки и столбцы таблицы имеют обозначения. Чаще всего строки имеют числовую нумерацию, а столбцы - буквенные (буквы латинского алфавита) обозначения. Как и на шахматной доске, каждая клетка имеет свое имя (адрес), состоящее из имени столбца и номера строки, например: А1, С13, F24 и т. п.

Но если на шахматной доске всего 8х8=64 клетки, то в электронной таблице ячеек значительно больше. Например, у табличного процессора Excel таблица максимального размера содержит 256 столбцов и 16384 строки. Поскольку в латинском алфавите всего 26 букв, то начиная с 27-го столбца используются двухбуквенные обозначения, также в алфавитном порядке: АА, АВ, AC,..., AZ, ВА, ВВ, ВС,..., BZ, СА... Последний, 256-й столбец имеет имя IY. Значит, существуют ячейки с такими, например, именами: DL67, HZ10234 и т.п.

Электронные таблицы Excel. Основные сведения.

Представление данных в виде таблиц существенно упрощает анализ информации. Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами. Они ориентированы прежде всего на решение экономических задач, однако с их помощью можно решать математические, физические и инженерные задачи, например, осуществлять расчеты по формулам, строить графики и диаграммы.

Программа Excel входит в офисный пакет программ Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением операционной оболочки Windows. Версии программы Excel 4.0 и Excel 5.0 предназначены для работы в Windows 3.1, а Excel 7.0 и 97 - для Windows-95/98. Есть Excel-2000, входящий в пакет программ Office-2000, работающий в Windows-2000. Чем старше № версии Excel, тем она совершеннее.

Программа Excel относится к основным офисным компьютерным технологиям обработки числовых данных.

Документом Excel является файл с произвольным именем и расширением XLS. Такой файл *.xls называется рабочей книгой (Work Book). В каждом файле *.xls может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом (Sheet). Одна электронная таблица состоит из 16384 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16384, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A,B,C,...,Z,AA,AB,AC,...,IY.

На пересечении столбца и строки располагается основной элемент таблицы - ячейка (cell). В любую ячейку можно ввести исходные данные - число, текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца или строки можно менять при помощи мыши. При вводе данных в ячейку это происходит автоматически, т.е. электронные таблицы являются "резиновыми". Для указания конкретной ячейки используется адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка, например: A1, B2, F8, C24, AA2 и т.д.

Чтобы сделать ячейку активной, надо указать в неё мышью и нажать левую клавишу мыши. Ячейка при этом будет выделена прямоугольной рамкой. При вводе формулы надо сперва вводить знак =, поскольку знак = является признаком формулы. Прямоугольная группа ячеек, заданная первой и последней ячейкой, разделяемых двоеточием называется интервалом. Пример: C5:D10. Выделение группы ячеек производится мышью.

Электронные таблицы Excel можно использовать для создания Баз Данных. Программа Excel является многооконной. Окнами являются рабочие листы Excel. Для сортировки данных необходимо указать мышью

Меню Данные, Сортировка.

Для запуска Excel сначала надо запустить Windows, затем найти иконку Excel на рабочем столе или в меню кнопки Пуск и дважды щелкнуть по ней. Для старого Windows 3.1 надо открыть окно программной группы MS Office (Excel 5.0) или Приложения (Excel 4.0). В указанных окнах находится программный элемент Excel 4.0 или 5.0. Запуск Excel осуществляется двойным щелчком мыши по программному элементу Excel.

Вверху расположено Главное (горизонтальное) выпадающее меню, состоящее из 8 пунктов. Ниже меню расположена панель инструментов (кнопки с специальными значками).

Получение помощи, вызов справочной системы Excel - клавиша F1 или знак? в меню. В справочной системе Excel 5.0 есть обучающая программа "Быстрое знакомство".

Для создания файла надо указать мышью пункт меню Файл, затем пункт Сохранить Как, найти на диске каталог, где будет находиться файл, задать имя файла. Можно использовать клавишу F12 (Excel 4.0). Расширение файла будет xls. Имя файла, если его не задать, будет book1.xls (Excel 5.0, Excel-97) или sheet1.xls (Excel 4.0).

Для обновления (очистки) окна в Excel надо указать мышью пункт Файл и затем пункт Создать файл или Ctrl-N в Excel 5.0-97. Для сохранения файла - п. меню Файл, Сохранить или Ctrl-S (Excel 5.0-97), или Shift-F12 (Excel 4.0).

Для того, чтобы загрузить (считать) файл с диска - п. меню Файл, Открыть файл или Ctrl-O (Excel 5.0-97), или Ctrl-F12 (Excel 4.0). Распечатка файла - п. меню Печать или Ctrl-P (Excel 5.0-97) или Ctrl-Shift-F12 (Exel 4.0). Перед распечаткой надо сделать выделение и обрамление того участка таблицы с заполненными ячейками, который следует распечатать.

Для завершения (выхода из) Excel - п. меню Файл и затем Выход или Alt-F4. Если в окне несохранённый файл, то его надо сохранить или выйти без сохранения, но тогда информация будет утрачена.

Файл, созданный в Excel 4.0, может быть прочитан в Excel 5.0 или Excel-97, но не наоборот. В Excel можно быстро заполнять таблицы цифрами по формуле, например с помощью Меню Правка, Заполнить Вниз.

В Excel возможно использование встроенных инструментов: Мастера Диаграмм для построения графиков, Мастера Функций для производства математических вычислений, программы для создания рисунков (как и в Word).

Для вызова Мастера Функций надо взять Меню Вставка, Функция, выбрать необходимую функцию в списке встроенных функций.

Для вызова Мастера Диаграмм надо взять Меню Вставка, Диаграмма. Но сперва выделяют столбец чисел.

Для вызова программы для создания рисунков надо взять Меню Вставка, Объект, выбрать MS Draw в списке объектов. Для вызова указанных объектов можно также использовать соответствующие кнопки в панели инструментов. Excel есть и собственная программа создания рисунков.

Для вставки в электронную таблицу Excel графического файла *.bmp, *.wmf и др. надо указать мышью Меню Вставка, Рисунок, выбрать на диске необходимый графический файл, содержащий рисунок, и ОК.

В Excel, как и в Word, возможен обмен информацией (текст, графика, формулы, диаграммы и т.д.) с другими приложениями (Word, MS Works, PaintBrush и др.) через Буфер Обмена Windows.

Копирование, вырезание и вставка выделенного содержимого ячеек производится также как и в Word 6.0 через пункт меню Вставка или соответствующих кнопок в панели инструментов.

Мощным инструментом, используемым в электронных таблицах, являются функции. Функции представляют собой заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке.

Например, функция СУММ суммирует значения в диапазоне ячеек, а функция ППЛАТ вычисляет величину выплаты за один период годовой ренты на основе постоянных выплат и постоянной процентной ставки. Функция входит в формулу в качестве операнда.

Для того чтобы табличный процессор MS Excel правильно распознал функцию и выполнил вычисления в соответствии с ее алгоритмом, необходимо строго соблюдать синтаксис - совокупность правил записи данной функции. Запись функции начинается с указания ее имени, затем вводится открывающая скобка, указываются аргументы, отделяющиеся точками с запятыми, а затем - закрывающая скобка. Если написание формулы начинается с функции, перед именем функции вводится знак равенства (=).

Аргументы функции - это величины, тип и порядок следования которых при записи строго должен соответствовать синтаксису функции. В качестве аргументов функция может содержать числа, текст, логические величины (например, ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивы, значения ошибок (например, #Н/Д) или ссылки. Кроме того, аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции.

Всего в состав табличного процессора MS Excel включено более трехсот функций, которые для удобства объединены в 11 категорий (для Excel 2003).

1. Функции для работы с базами данных. Используются для анализа данных в списках. При этом в качестве базы данных рассматривается интервал ячеек, формирующих список или базу данных. В ТП MS Excel предполагается, что база данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы - полями. Верхняя строка списка содержит названия всех столбцов. Имена многих функций работы с базами данных часто начинаются с символа «Д».

2. Функции даты и времени. Служат для анализа и работы со значениями даты и времени в формулах.

3. Инженерные функции применяются для выполнения инженерного анализа. В этой категории можно выделить три группы функций: а) функции для работы с комплексными числами; б) функции для преобразования чисел из одной системы счисления в другую (десятичную, шестнадцатеричную, восьмеричную и двоичную); в) функции для преобразования величин из одной системы мер и весов в другую.

4. Финансовые функции позволяют выполнять типичные финансовые расчеты и используются для планирования и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также при решении задач, связанных с инвестированием средств.

5. Информационные функции предназначены для определения типа данных, хранимых в ячейке, проверяют выполнение какого-то условия и возвращают в зависимости от результата значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

6. Логические функции позволяют осуществить проверку выполнения одного или нескольких условий, что дает возможность реализовать алгоритмы выбора или цикла.

7. Функции просмотра служат для поиска нужных данных в списках или таблицах. C помощью данных функций можно получать текстовые или числовые значения, которые нецелесообразно или невозможно вычислить, но можно выбрать из таблицы на рабочем листе.

Например, по названию товара или услуги можно определить их стоимость по прайс-листу и т. п.

8. Математические функции позволяют производить простые и сложные вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, вычисление суммы ячеек диапазона, удовлетворяющих указанному условию, округление чисел и прочее. В их число входят арифметические, логарифмические и тригонометрические функции.

9. Статистические функции необходимы для выполнения статистического анализа диапазонов данных. Например, с помощью статистической функции можно провести прямую по группе значений, вычислить угол наклона и точку пересечения с осью Y и т. д.

10. Текстовые функции используются для выполнения действий над строками текста (например, изменения регистра или определения длины строки, объединения нескольких строк в одну и т. д.).

11. В ТП, кроме названных функций, могут использоваться внешние функции. Они функционируют в виде надстроек - вспомогательных программ, служащих для добавления в Microsoft Office специальных команд или возможностей. Примером таких функций могут служить:

EUROCONVERT - осуществляет пересчет суммы в евро, пересчет из евро в национальную валюту страны, использующей евро, или пересчет из одной национальной валюты в другую с использованием евро в качестве промежуточной;

SQL.REQUEST - обеспечивает подключение к внешнему источнику данных и выполнение запроса из листа. Результат возвращается в виде массива. При этом дополнительное программирование не требуется.

В некоторых случаях необходимо использовать функцию как один из аргументов другой функции. Например, формула (6.13) использует вложенную функцию СРЗНАЧ и сравнивает результат со значением 50. При этом она содержит еще одну вложенную функцию CYMM(G2:G5)

ECJIH(CP3HA4(F2:F5)>50,CyMM(G2:G5),0) (6.13)

Вложенная функция, используемая в качестве аргумента, должна вычислять соответствующий этому аргументу тип данных. Например, если аргумент должен быть логическим, т. е. иметь значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ, то вложенная функция в результате вычислений тоже должна давать логическое значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Иначе появится сообщение об ошибке «#ЗНАЧ!».

В формулах можно использовать до семи уровней вложения функций. Если функция Б является аргументом функции А, то она имеет второй уровень вложенности. Например, в формуле (6.13) функции СРЗНАЧ и СУММ являются функциями второго уровня, потому что обе они являются аргументами функции ЕСЛИ. Функция, которая может оказаться вложенной в качестве аргумента в функции СРЗНАЧ или СУММ, будет функцией третьего уровня и т. д.

Во избежание синтаксических ошибок при вводе формул целесообразно использовать Мастер функций - пошаговую инструкцию, которая облегчает выполнение этой задачи. В этом случае ввод функции осуществляется в два этапа. По команде Вставка/Функция... появляется диалоговое окно Мастер функций (рис. 6.10), в котором пользователь должен выбрать функцию, необходимую ему для выполнения вычислений. При этом в

Рис. 6.10. Диалоговое окно Мастер функций (шаг 1)

нижней части окна отображается имя функции, ее описание и аргументы.

Кроме того, из этого окна с помощью гиперссылки можно вызвать справку по данной функции, в которой, кроме описания, приводятся примеры вычислений. После нажатия кнопки OK данного диалогового окна появляется следующее окно Мастера функций (рис. 6.11), где можно увидеть описание каждого аргумента, текущий результат функции и всей формулы. При выполнении этого шага справка по функции также остается дос-

тупной пользователю. Ввод функции заканчивается нажатием кнопки ОК.

При использовании ссылок в качестве аргументов пользователь должен учитывать возможность дальнейшего копирования создаваемой формулы. Для этого следует записывать их в диалоговом окне в абсолютной или относительной форме.

В тех случаях, когда пользователь не знает точно, какую функцию необходимо использовать для решения задачи, Мастер функций также может оказаться полезным. Достаточно на первом шаге ввести в поле «Поиск функции» краткое описание действия, которое нужно выполнить, и нажать кнопку Найти. Список функций, найденных в соответствии с составленным описанием, отображается в поле Выберите функцию.

Электронная таблица – документ Excel – таблица с поименованными колонками и пронумерованными строками.

В каждую ячейку электронной таблицы можно ввести числовую или текстовую информацию, дату и время, гиперссылку, а также формулу расчета или получения данных.

Каждая колонка таблицы имеет имя, заданное буквами латинского алфавита (A , B, C, ..., AA , ..., AB , ..., XFD ), каждая строка – свой номер (1…1048576 ). Текстовая, числовая информация вводится в определенные ячейки таблицы. При этом выражение «ввести в ячейку А1 информацию» означает перейти курсором на ячейку А1 (столбец А строка 1) и набрать необходимую информацию с клавиатуры.

Рабочее пространство электронной таблицы – область окна Excel, предназначенная для ввода информации – окно документа.

Книга Excel – файл Excel 2007.

Лист Excel – рабочая область – область ввода и редактирования информации, представляющая собой таблицу, состоящую из 1048576 строк и 16384 столбцов.

Ячейка таблицы – область электронной таблицы, предназначенная для ввода информации, имеющая свое уникальное имя, состоящее из имени столбца и порядкового номера строки. Например, D1.

Диапазон ячеек – область, характеризующая совокупность ячеек. Формат: верхняя левая ячейка диапазона: нижняя правая ячейка диапазона.

Формула – содержимое ячейки, начинающееся со знака «=» (равно), представляющая собой инструкцию по формированию информации в этой ячейке.

Абсолютная ссылка – адрес ячейки, используемый в формуле, который, при перемещении, копировании не изменяется. Абсолютная ссылка отличается от относительной присутствием знака доллара перед именем столбца и (или) именем строки, что означает фиксированный характер элементов адреса ячейки (номера строки, имени столбца).

Форматирование ячейки электронной таблицы производится через активацию кнопок форматирования, выбор типа и размера шрифта, выбор обрамления или через меню Фор м ат  Я чейки , где можно полностью задать формат представления данных в ячейке и ее вид.

Среди базовых технологий Excel можно выделить:

Ввод и редактирование данных.

Ввод формул.

Выделение ячеек.

Копирование и перемещение ячеек листа.

Удаление ячеек и данных в ячейках.

Заполнение ячеек.

Форматирование ячеек.

Копирование форматирования ячеек.

Скрытие и отображение строк и столбцов.

Работа с блоками информации (массивами, именованными диапазонами).

Контроль ввода данных в ячейки.

Поиск и замена информации.

Сортировка списков и таблиц.

Автофильтрация списков и таблиц. Получение итогов в отфильтрованном списке.

1. Окно ms Excel 2007

При первом запуске Excel на экран выводится окно, содержащее элементы правления, соответствующие стандартной настройке. Это окно условно можно разделить на несколько областей

Рис. Рабочее окно MS Excel 2007.

Области окна Microsoft Excel 2007 при стандартной настройке перечислены ниже.

Вкладка Файл . В версии Файл 2007 у каждого приложения есть такая вкладка, заменившая собой кнопку Файл версии 2007. Набор команд, доступ к которым открывается при щелчке на этой кнопке, позволяет вам выполнять привычные действия. В более ранних версиях офисных программ эти команды находились в меню Файл. Это, в частности, команды создания, сохранения и открытия документов.

Панель быстрого доступа . При создании документов того или иного типа мы часто используем одни и те же команды. Чтобы каждый раз не «блуждать» в поиске нужной команды по всему интерфейсу программы, самые «популярные» команды вынесены на панель быстрого доступа в виде маленьких кнопок с картинками. Эти кнопки носят название инструментов, и щелчок мышью на любой из них приводит к выполнению соответствующей команды Excel. Панель быстрого доступа является настраиваемой. По умолчанию на ней всего три кнопки, но путем настройки на нее можно вывести любое количество команд Excel.

Поле задания имени объекта . Это удобное средство для назначения имен различным объектам таблицы (рисункам, диаграммам, отдельным ячейкам и группам ячеек). В дальнейшем можно осуществлять доступ к именованным объектам по их именам.

Строка формул . В эту строку вы будете вводить формулы для вычисления различных значений. Эта же строка позволяет редактировать текст уже введенной формулы или просматривать его в том случае, если в самой таблице вместо формул отображаются их вычисленные значения.

Кнопки управления основным окном программы . Эти кнопки позволяют развернуть, свернуть в кнопку или закрыть основное окно Excel.

Кнопки управления дочерними окнами программы . Эти кнопки позволяют разворачивать, сворачивать и закрывать отдельные книги Excel внутри основного окна, которое при этом остается открытым.

Заголовки столбцов таблицы . Для доступа к отдельным ячейкам внутри электронной таблицы используются имена ячеек, представляющие собой комбинацию имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка. Соответственно, имена столбцов отображаются в их заголовках. По умолчанию стандартная таблица Excel 2007 содержит 16 384 столбца, обозначенных сочетаниями букв латинского алфавита, начиная с A и заканчивая XFD.

Номера строк таблицы . По умолчанию стандартная таблица Excel содержит 1 048 576 строк (более миллиона!), пронумерованных подряд. Методика доступа к ячейкам в таблице Excel напоминает игру «морской бой» и не должна вызывать у вас затруднений.

Навигатор по листам книги . Книга Excel по умолчанию содержит 3 таблицы, называемые листами. Но в принципе количество листов в книге не ограничено ничем, кроме объема доступной физической памяти компьютера (поскольку книга загружается в память целиком). Таким образом, листов в книге может оказаться гораздо больше, чем может поместиться в области отображения их ярлычков. В этом случае «прокрутку» ярлычков внутри отведенной для них зоны можно осуществлять при помощи навигатора.

Ярлычки листов . По умолчанию в книге Excel листы имеют имена Лист 1, Лист 2 и Лист 3. Однако пользователь может давать добавляемым листам иные произвольные имена, а также изменять существующие стандартные имена листов.

Строка состояния . В этой строке идентифицируется состояние тех или иных параметров Excel, а также некоторых свойств редактируемого документа. Различные области строки состояния не только являются индикаторами, но одновременно выступают в качестве инструментов. Это значит, что щелчок на некоторых значках строки состояния позволяет изменить соответствующий параметр.

Лента инструментов . В Excel 2007 вы не найдете команд меню, к которым, возможно, уже привыкли в других программах Windows. Все команды, которые можно выполнить в Excel, объединены в группы по функциям и отображаются теперь только в виде красивых значков (инструментов). На первый взгляд эта красота может показаться неудобной, поскольку отсутствует текст. Но не переживайте: при наведении указателя мыши на любой из инструментов вы увидите развернутую и подробную подсказку, которая, безусловно, дает куда больше информации об инструменте (или команде), чем одно-два слова в названии команды меню.