Как изменить параметры печать в эксель. Настройка печатных полей документа Excel

Предположим, что вы тщательно настроили параметры страницы для красивого вывода на печать таблицы на одном из листов вашей книги Excel. Распечатали его, повертели в руках лист из принтера, порадовались удачному размещению... и поняли, что листов-то у вас, на самом деле, 10 (или 110), т.е. придется повторять все настройки печати еще много-много раз.

На самом деле, все не так плохо:)

Как надо было сделать

Если вам нужно настроить одинаковые параметры страницы сразу для нескольких листов, то достаточно предварительно их выделить, удерживая Ctrl (листы не подряд) или Shift (листы подряд) и потом уже задавать параметры печати на вкладке . Для наглядности, при выделении сразу нескольких листов в строке заголовка окна Excel будет отображена пометка [Группа] :

Не забудьте потом снять выделение группы листов, щелкнув по любому невыделенному листу, т.к. в режиме выделения группы листов многие функции Excel временно недоступны.

Как скопировать параметры страницы с одного листа на другие

Если вы уже сделали необходимые настройки на одном из листов, то большинство из них можно легко перенести на любые другие выбранные листы книги. Для этого откройте сначала лист-образец, а потом выделите также с Ctrl или Shift другие листы, куда вы хотите скопировать параметры печати. Затем перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout) и нажмите на стрелку в правом нижнем углу группы Параметры страницы (Page Setup) :

Откроется диалоговое окно параметров страницы, где будут отображены все настройки первого выделенного листа-образца. Ничего не меняя, просто нажмите ОК - и все настройки применятся ко всем выделенным листам.

Область печати и сквозные строки-столбцы

Единственное, что не переносится из параметров страницы прошлым способом - это область печати и сквозные строки/столбцы для печати на каждой странице. Их можно скопировать с помощью небольшого макроса. Откройте редактор Visual Basic на вкладке Разработчик - Visual Basic или с помощью сочетания клавиш Alt+F11 , вставьте новый пустой модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда код:

Sub Copy_PrintArea_And_PrintTitles() Dim ws As Worksheet "проходим по всем выделенным листам и копируем на них с текущего листа параметры For Each ws In ActiveWindow.SelectedSheets ws.PageSetup.PrintArea = ActiveSheet.PageSetup.PrintArea "область печати ws.PageSetup.PrintTitleRows = ActiveSheet.PageSetup.PrintTitleRows "сквозные строки ws.PageSetup.PrintTitleColumns = ActiveSheet.PageSetup.PrintTitleColumns "сквозные столбцы Next ws End Sub

Закройте редактор и вернитесь в Excel. Откройте лист-образец и выделите (с Ctrl или Shift ) другие листы. Запустите наш макрос сочетанием клавиш Alt+F8 или с помощью кнопки Макросы на вкладке Разработчик (Developer - Macros) .

Ориентация Выберите Альбомная и книжная.

Масштаб Увеличение или уменьшение размера листа или выделенного фрагмента при печати таким образом, чтобы он поместился на заданном числе страниц.

Изменить на Если нажать кнопку настроить , вы можете ввести процентное значение в поле % обычного размера .

Вписать в Когда вы выберете вписать , вы можете ввести число в поля страницы по ширине и в высоту . Чтобы заполнить ширину бумаги и использовать столько страниц, сколько нужно, введите 1 в поле страницы в ширину и оставьте поле Высота пустым.

Размер бумаги В диалоговом окне выберите формат письма , Legal или другой размер, чтобы указать размер, который вы хотите использовать для печатного документа или конверта.

Качество печати Чтобы задать качество печати для активного листа, выберите нужное разрешение в списке. Разрешение - количество точек на линейный дюйм (DPI), которые отображаются на печатной странице. Чем выше разрешение, тем лучше качество печати на принтерах, поддерживающих печать с высоким разрешением.

Номер первой страницы В этом поле введите Авто для начала нумерации страниц по адресу "1" (если это первая страница задания печати) или следующий порядковый номер (если он не является первой страницей задания печати). Введите число, чтобы указать начальный номер страницы, отличный от "1".

Параметры вкладки «поля»

Введите значения полей и просмотрите результаты в поле Предварительный просмотр .

Верхнее, нижнее, левое, правое Чтобы задать расстояние между данными и краем печатной страницы, измените значения в полях верхнее, нижнее , левое и правое .

Верхний или нижний колонтитул Введите число в поле верхний колонтитул или Нижний колонтитул , чтобы настроить расстояние между верхним колонтитулом и верхней страницей страницы или между нижним колонтитулом и нижней границей страницы. Расстояние должно быть меньше, чем значения полей, чтобы верхний или нижний колонтитул не перекрывали данные.

Выровнять по центру страницы Выровняйте данные по центру полей на странице, установив флажок по вертикали , флажок по горизонтали или оба эти элемента.

Параметры вкладки "колонтитулы"

Верхнюю Щелкните встроенный верхний колонтитул в поле верхний колонтитул или выберите пункт , чтобы создать настраиваемый верхний колонтитул для листа, который нужно напечатать. Встроенный верхний колонтитул копируется в диалоговое окно верхний колонтитул , где можно отформатировать или изменить выделенный заголовок.

Нижний колонтитул Щелкните встроенный нижний колонтитул в поле Нижний колонтитул или выберите пункт настраиваемый нижний колонтитул , чтобы создать настраиваемый нижний колонтитул для листа, который нужно напечатать. Встроенный нижний колонтитул копируется в диалоговое окно нижнего колонтитула , в котором можно отформатировать или изменить выбранный нижний колонтитул.

Разные колонтитулы для нечетных и четных страниц Установите флажок разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, чтобы указать, что верхний и нижний колонтитулы нечетных страниц должны отличаться от тех, что есть на четных страницах.

Установите флажок Особый колонтитул для первой страницы , чтобы удалить колонтитулы из и для первой печатной страницы или для создания настраиваемых колонтитулов. Чтобы создать настраиваемый верхний колонтитул для первой страницы, установите этот флажок, выберите пункт настраиваемый верхний колонтитул или нижний колонтитул , а затем на вкладке Первая страница колонтитула первой страницы вы можете добавить данные колонтитулов. должно отображаться на первой странице.

Масштабирование с помощью документа Установите флажок масштабировать вместе с документом , чтобы указать, должны ли колонтитулы использовать один и тот же размер шрифта и масштабирование по отношению к листу. Этот флажок установлен по умолчанию. Снимите этот флажок, чтобы сделать размер шрифта и масштабирование колонтитулов независимо от масштаба листа для создания единообразного отображения на нескольких страницах.

Выровнять по полям страницы Установите флажок Выровнять по полям страницы , чтобы поле верхнего или нижнего колонтитула выравниваются по левому и правому полям на листе. Этот флажок установлен по умолчанию. Чтобы задать определенные значения левого и правого полей колонтитулов, не зависящие от левого и правого полей листа, снимите этот флажок.

Параметры ярлычков листов

Область печати Щелкните поле область печати , чтобы выбрать диапазон на листе для печати, а затем протащите указатель по областям листа, которые нужно напечатать. Кнопка " Свернуть диалоговое окно

Печать заголовков Выберите один из вариантов в разделе Печать заголовков, чтобы напечатать одинаковые столбцы или строки в виде заголовков на каждой странице печатного листа. Если вы хотите, чтобы отдельные строки Выбери горизонтальные заголовки для каждой страницы, выберите команду сквозные строки . Если вы хотите, чтобы на каждой странице заголовки по вертикали, выберите пункт сквозные столбцы . Затем на листе выделите ячейки или ячейки в столбцах заголовков или строках, которые вы хотите добавить. Кнопка " Свернуть диалоговое окно " с правой стороны этого поля временно перемещает диалоговое окно, чтобы вы могли ввести диапазон, выделяя ячейки на листе. По завершении нажмите эту кнопку еще раз, чтобы открыть диалоговое окно целиком.

Печать Указывает, что печатается на листе, как в цвете, так и в черно-белом режиме, а также о том, что такое качество печати.

Линии сетки Установите флажок линии сетки , чтобы включить линии сетки на листе в распечатку. Линии сетки по умолчанию не выводятся, независимо от того, отображаются ли они на листе или нет.

Черно-белая Установите флажок черно-белое , если используется цветной принтер, но вы хотите использовать черно-белую печать только при печати. По умолчанию он отключен. Вам не нужно выделять его, если вы используете принтер, который печатает только черно-белые.

Черновое качество Установите флажок Черновое качество для более быстрой печати с использованием меньшего качества печати, если используемый принтер имеет режим чернового качества. Этот параметр не действует, если принтер не имеет режима чернового качества.

Заголовки строк и столбцов Установите флажок заголовки строк и столбцов , чтобы включить эти заголовки в распечатку.

Примечания В этом окне выберите расположение, в которое вы хотите добавить примечания, добавленные в ячейки листа, чтобы они отображались в распечатку. Выберите в конце листа , чтобы объединить все заметки и напечатать их вместе на странице, которая добавляется в конце распечатки. Выберите как на листе для печати заметок в исходном расположении на листе. Примечания не включаются в распечатку автоматически, так как по умолчанию ничего не выбрано.

Ошибки в ячейках, как В этом поле выберите способ отображения ошибок в ячейках, которые будут отображаться на листе для распечатки. По умолчанию ошибки отображаются в том виде, в котором они отображаются, но их невозможно отобразить, если выбрать <пустая> , отобразить их в виде двойного дефиса, выделив их или указав как #N/a .

Порядок страниц Щелкните стрелку вниз, а затем - вниз или вверх, чтобы управлять порядком нумерации и печати данных, если они не умещаются на одной странице. Образец рисунка позволяет просмотреть направление печати документа при выборе одного из вариантов.

См. также

Повторение определенных строк или столбцов на каждой печатной странице Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).

Наверняка, вы сталкивались с ситуацией, когда отправленный на печать документ, распечатывался не в том виде, который ожидали: либо таблица расползлась на несколько листов, либо, наоборот, широкие границы стали причиной печати таблицы, которую невозможно прочитать. Сегодня мы рассмотрим вопросы, касающиеся настройки области печати и отображение только той части таблицы, которую мы хотим увидеть на листе.

Настройки печати

Чтобы открыть настройки печати в Excel, перейдите во вкладку Файл, в левой панели выберите пункт Печать. Слева вы увидите окно с основными настройками и предварительным просмотром документа, который будет отправлен на принтер.

Чтобы распечатать документ, нажмите кнопку Печать.

Что печатать?

Давайте теперь разберемся с настройками, которые позволяют указать программе, что печатать. Первая опция настроек позволяет сделать выбор из трех пунктов: Напечатать активные листы, Напечатать всю книгу и Напечатать выделенный фрагмент.

Обратите внимание, чтобы распечатать несколько листов рабочей книги, выделите необходимые листы, удерживая клавишу Ctrl, выберите пункт Напечатать активные листы и щелкните кнопку Печать.

При выборе пункта Напечатать выделенный фрагмент , Excel распечатает те ячейки, которые были выделены на момент печати.

Односторонняя / двухсторонняя печать

Некоторые принтеры поддерживают возможность двухсторонней печати, установки которой можно также указать в настройках Excel.

После нескольких экспериментов со своим принтером относительно переворота по длинному краю или короткому, никакой разницы я не увидел, поэтому сделал вывод, что данный выбор на результат выдачи моего принтера не влияет. Рекомендую поэкспериментировать вам со своими принтерами и посмотреть, что получается.

Разобрать по копиям

В Excelприсутствует настройка, позволяющая разобрать / не разбирать по копиям документы при печати нескольких копий одного документа.

В первом случае копии документов будут напечатаны последовательно. Сначала будут распечатаны все страницы первой копии, затем второй, третей и т.д. Во втором, сначала будут напечатаны все копии первой страницы, затем второй, третей и т.д.

Ориентация документа

Вы можете переключаться между книжной ориентацией (больше строк, но меньше столбцов вместится на лист) и альбомной ориентацией (больше столбцов, но меньше строк).

Поля печати

Чтобы настроить поля печати, можно воспользоваться одним из двух способов:

1. Выбрать один из предустановленных размеров полей из списка

2. Вручную настроить поля. Для этого, щелкните в нижнем правом углу окна предварительного просмотра иконку Показать поля. После того, как Excelотобразит поля, перетащите их, как вам необходимо.

Масштабирование

Масштабирование позволяет настраивать размер печатаемых объектов, таким образом, чтобы максимально эффективно использовать пространство листа. Если вы хотите, чтобы вся информация рабочего листа уместилась на одном бумажном листе, выберите Вписать лист на одну страницу. Таким образом, Excelподгонит размер таблицы так, чтобы все строки и столбцы уместились в один лист.

Частностью данной опции является возможность вписать все столбцы или строки на одну страницу. В этом случае Excelбудет преобразовывать размер таблицы таким образом, чтобы вместить распечатываемую область по ширине или высоте на одной странице.

Обратите внимание, что вы можете вручную настроить параметры масштабирования. Для этого щелкните по вкладке Параметры настраиваемого масштабирования. В появившемся диалоговом окне Параметры страницы во вкладке Страница -> Масштаб, вы можете указать процент масштаба, либо количество страниц для размещения распечатки в ширину или высоту.

Печать примечаний в Excel

Чтобы распечатать примечания, в окне настроек печати, выберите вкладку Параметры страницы. В появившемся диалоговом окне перейдите во вкладку Лист –> Печать. Напротив поля Примечания выберите одну из трех опций возможности вывода на печать примечаний Excel.

Итог

Сегодня мы рассмотрели основные настройки печати в Ecxel, изучив которые вы сможете делать распечатки максимально эффективно использующие, площадь печатного листа и при этом не теряющие читабельность.

Если Вас не устраивают ориентация страницы или размеры полей, заданные по умолчанию в Excel, Вы всегда можете их изменить. Microsoft Excel позволят задать как книжную, так и альбомную ориентацию, а также настроить размеры полей в соответствии с Вашими пожеланиями. Как сделать это, мы разберем в данном уроке.

Многие команды, используемые в Excel для подготовки книги к печати и экспорту в формат PDF, можно найти на вкладке Разметка страницы . Эти команды позволяют управлять отображением Ваших данных при печати, включая ориентацию страницы и размеры полей. Такие команды как Печатать заголовки и Разрывы , позволяют сделать Вашу книгу более читаемой.

Режим разметки

Прежде чем вносить изменения в разметку, Вы можете посмотреть книгу в режиме Разметка страницы , чтобы наглядно представить, как будет выглядеть результат.

Excel располагает двумя вариантами ориентации страницы: Альбомная и Книжная . При альбомной ориентации, страница располагается горизонтально, а при книжной – вертикально. Книжный вариант полезно применять для листов с большим количеством строк, в то время как альбомный лучше использовать для листов с большим количеством столбцов. Касаемо примера ниже, то здесь больше подходит книжная ориентация, поскольку лист включает больше строк, чем столбцов.

Как изменить ориентацию страницы в Excel

Форматирование полей

Поле – это пространство между содержимым и краем печатного листа. По умолчанию размеры полей в каждой рабочей книге Excel равны предустановленному значению Обычные . Иногда может понадобиться настроить размеры полей таким образом, чтобы данные располагались как можно более комфортно. Excel включает в себя несколько предустановленных вариантов размеров полей.

Настраиваемые поля

Excel также позволяет устанавливать пользовательские значения размеров полей.

Многие команды, используемые в Excel для подготовки книги к печати и экспорту, можно найти на вкладке Разметка страницы. Эти команды позволяют управлять отображением данных при печати, включая ориентацию страницы и размеры полей. Сегодня мы подробно рассмотрим все о разметке страницы в Excel.

Включаем режим разметки

Прежде чем вносить изменения в разметку, можно посмотреть книгу в режиме “Разметка страницы”, чтобы наглядно представить, как будет выглядеть результат. Для перехода к режиму разметки, находим и нажимаем команду “Разметка страницы” в правом нижнем углу книги.

Ориентация страницы

Excel располагает двумя вариантами ориентации страницы: Альбомная и Книжная . При альбомной ориентации, страница располагается горизонтально, а при книжной – вертикально. Книжный вариант полезно применять для листов с большим количеством строк, а альбомный лучше использовать для листов с большим количеством столбцов. Изменить ориентацию страницы в Excel можно с помощью нескольких шагов:

1. Открываем вкладку “Разметка страницы” на “Ленте”.

2. Выбераем команду “Ориентация”, а затем из раскрывающегося меню выбераем вариант “Книжная” или “Альбомная”. Ориентация страницы будет изменена.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ПОЛЕЙ

Поле – это пространство между содержимым и краем печатного листа. По умолчанию размеры полей в каждой рабочей книге Excel равны предустановленному значению “Обычные “. Иногда может понадобиться настроить размеры полей таким образом, чтобы данные располагались как можно более комфортно. Excel включает в себя несколько предустановленных вариантов размеров полей. Чтобы подстроить поля “под себя” нужно выполнить пару шагов:

1. Откроем вкладку “Разметка страницы” и выбераем команду “Поля”.

2. В выпадающем меню выбераем подходящий вариант размеров полей. Размеры полей будут изменены в соответствии с выбранным вариантом.

По умолчанию Excel предлагает 3 варианта полей, но также мы можем сами настроить поля и делается это очень просто:

1. Во вкладке “Разметка страницы” нажимаем команду “Поля”, а затем из выпадающего меню выбераем пункт “Настраиваемые поля”.

2. Появится диалоговое окно “Параметры страницы”. Вводим требуемые значения для каждого поля, затем нажимаем OK.

ПЕЧАТЬ ЗАГОЛОВКОВ

Если в таблице имеются заголовки, очень важно, чтобы при печати эти заголовки выводились на каждой странице. Читать распечатанную книгу Excel будет очень неудобно, если заголовки окажутся только на первой странице. Команда Печатать заголовки позволяет выбирать определенные строки или столбцы и печатать их на каждом листе. Давайте разберем как же это сделать:

1. Откроем вкладку “Разметка страницы” и выберем команду “Печатать заголовки”.

2. В появившемся диалоговом окне “Параметры страницы” можно выбрать строки или столбцы, которые необходимо печатать на каждом листе.

3. Нажимаем кнопку “Свернуть диалоговое окно”, которая находится справа от поля “Сквозные строки”.

4. Курсор превратится в небольшую черную стрелку, а диалоговое окно “Параметры страницы” свернется. Выделяем строку, которую необходимо печатать на каждом листе. В нашем примере мы выбрали строку 1.

5. Строка 1 появится в поле “Сквозные строки”. Еще раз нажимаем кнопку “Свернуть диалоговое окно”.

6. В развернувшемся диалоговом окне “Параметры страницы” нажимаем OK. Строка 1 будет добавлена на каждом печатном листе.

ВСТАВКА РАЗРЫВОВ СТРАНИЦ

Если нужно распечатать определенные фрагменты рабочей книги на отдельных листах, необходимо вставить разрывы страниц. В Excel существует два типа разрывов страниц: вертикальные и горизонтальные . Вертикальные разрывы разделяют по столбцам, а горизонтальные по строкам. Давайте попробуем вставить горизонтальный разрыв страницы:

1. Переходим в страничный режим просмотра книги. Для этого находим и выбераем в правом нижнем углу книги команду “Страничный”.

3. Откроем вкладку “Разметка страницы” и из выпадающего меню команды “Разрывы” выберите пункт “Вставить разрыв страницы”. Появится разрыв страницы, отмеченный темно-синей линией.

ВСТАВКА КОЛОНТИТУЛОВ

Книгу можно сделать более интересной и профессиональной, вставив в нее верхние и нижние колонтитулы. Верхний колонтитул располагается в верхней части страницы, а нижний колонтитул внизу страницы. Колонтитулы содержат такую информацию, как номер страницы, дата, название книги или названия разделов. Разберем на примере, как это сделать:

1. Переходим в режим “Разметка страницы”, нажав команду в нижней части окна Excel. Как раньше было уже показано.

2. Выбераем верхний или нижний колонтитул, который необходимо изменить. В нашем примере мы изменим нижний колонтитул.

3. На Ленте появится вкладка “Конструктор”. На ней можно получить доступ к командам Excel, которые позволят автоматически вставлять элементы колонтитулов, такие как номера страниц, дата или название рабочей книги. Для примера вставим номер страницы.

4. Номера страницы будут добавлены в нижний колонтитул.

На этом наш урок окончен. Я постарался охватить много возможностей “Разметки страницы в Excel” думаю все просто и понятно. Если есть вопросы пишите комментарии, и я постараюсь на них ответить.